Durante los últimos meses, debido a las medidas para prevenir la propagación del Coronavirus, uno de métodos más usados para realizar encuentros laborales es el de las reuniones virtuales y las videoconferencias. Muchas organizaciones han trasladado sus encuentros, si no todos, a estos formatos de comunicación online.

Los principales beneficios de las reuniones virtuales son:

  • Reducción de tiempo de desplazamiento y costes
  • Aumento de la productividad
  • Facilita y potencia las reuniones virtuales de los equipos de trabajo

Para realizar con éxito las reuniones virtuales se recomienda tener en cuenta:

  • La aplicación informática a utilizar. Hoy en día existen multitud de aplicaciones informáticas (Skype, Teams, Zoom, GoToMeting, Facetime…) que permiten realizar una videoconferencia de forma sencilla y, en muchos casos, gratuitamente.
  • Invitar a los asistentes. Una vez seleccionada la aplicación a utilizar, se debe enviar una invitación de la reunión a cada uno de los participantes. En la invitación deberá aparecer el día, el horario, una descripción o título y el enlace directo a la misma. La mayoría de las aplicaciones informáticas citadas disponen de facilidades para el envío de invitaciones.
  • Agenda de la reunión. Recomendamos establecer una lista con los temas que se van a tratar en la reunión. Esto servirá de guion para abordar los asuntos que interesan de forma eficiente. También recomendamos compartir la agenda de la reunión con los asistentes de la misma, para que tengan un orden del día y ellos también puedan prepararse la reunión.
  • Entorno de la reunión. Influye mucho en el desarrollo de las reuniones virtuales y en la efectividad de los mensajes que se transmiten. Se recomienda buscar un espacio con buena iluminación, que tenga una buena conexión a Internet, que esté libre de potenciales factores de distracción, como sonidos o ruidos. El uso de auriculares ayudará a reducir considerablemente posibles sonidos molestos y, además, se te escuchará mejor. También recomendamos silenciar el micrófono cuando no estés hablando para evitar ruidos que obstaculicen la comunicación.
  • Registrar lo ocurrido y resumen de la reunión. Todas las aplicaciones informáticas para realizar una videoconferencia disponen de facilidades para grabar y almacenar la reunión virtual. También recomendamos realizar un resumen de la reunión. Y por supuesto, compartirlo con el resto de los asistentes.

Por último, recordar que las reuniones virtuales ofrecen una alternativa mucho más económica y nos ayudará a ser más eficientes.